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99年11月(第221期)

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沒有什麼是不可能-動植物防疫檢疫局新竹分局小紅帽檢e檔案管理資訊小組


人事室

  在動植物防疫檢疫局裡,新竹分局掌管桃竹苗地區輸出入動植物防檢疫業務,範圍含括了桃園國際機場;它和其他防檢疫單位最大的不同,在於國際機場是全天候運轉,這也表示新竹分局防堵危險疫病和蟲害入侵台灣的艱鉅任務是不能有休止符的。

  「檢疫人員 24 小時輪班隨時待命,而行政人員卻只有 1 班,所有在 24 小時內累積的案件,必須在 8 小時裡完成所有的檔案管理工作。」聽總務課林鳳琴小姐解釋他們的工作,已可預期「時差」和「工作量」必然造成一些困擾。

恨不得三頭六臂或變成一台電腦

  檢疫人員很辛苦,在機場執行勤務時,必須面對最直接的壓力。民眾瞭解毒品、槍械害人不淺,絕不可攜帶入境,卻不懂農產品為什麼不行,只覺得自己被刁難了。不時有老奶奶哀求:「我只買兩顆水蜜桃,是要給孫子吃的,不是要賣的。」氣呼呼的老爺爺甚至當場大啖胡瓜,一邊吃一邊罵:「胡說八道,我吃給你看,哪裡有毒啊?」可是他們不知道,一個口蹄疫病毒或植物害蟲入侵台灣,將會造成國家上千億的損失,比起毒品或槍械更害人。

  處理案件庶務的行政人員亦不輕鬆,目前只有 2 名編制,外加 1 位技工支援,他們必須跑倉儲,做收費、發證、整理文件的工作,回到辦公室還得把案件歸檔,並隨時支援同事調件,查詢以往案子的進度,經常恨不得自己有三頭六臂,或是根本變成一台電腦。

  林鳳琴曾經試著向負責申報發證系統的廠商反映,局裡的電腦系統可否增加案件流向和檔案管理的功能,然而放眼各分局,只有新竹分局提出需求,若追加該功能,得花一大筆公帑,使用者卻有限。瞭解這個道理後,林鳳琴也覺得不該浪費,只好更勤快地靠筆記來幫助自己管理檔案,盡力縮短替同仁查詢的時間。

  有時同仁面對業者等待貨物放行的催促壓力而急著調案,不知不覺講話的口氣變得嚴厲,好脾氣的鳳琴總安慰自己別介意,因為對方一定承受著時間的壓力。與其花時間自怨自艾,她寧願繼續動腦筋,加快手腳,想想怎麼讓工作方法革新,怎麼讓自己幫上更多忙。

若沒做好詳細記錄,查詢簡直是大海撈針

  總務課每天建檔,還有同仁調件查閱,究竟是記錄和查詢些什麼呢?

  林鳳琴耐心地解釋,目前桃園國際機場有第一和第二航廈,兩處各設入境和出境動植物檢查室;此外,還有華儲、榮儲、遠雄三家公司的機邊驗放倉檢疫辦公室,行政人員必須在分局辦公室和 3 個倉儲之間往來作業。

  檢疫案件包羅萬象,內容複雜, 而且進度未必一致,連放置地點也有分別,可能在各倉儲駐點、業務單位或檔案室裡。至於狀況進度,隔離中、等待燻蒸、補正、補章的,可能在某個機邊驗放倉;複審中、不合格、完成燻蒸的,可能在動植物課;已結案的,可能被移交檔案室。

  因此,對象、時間、地點、進度、結果……各種變數排列組合出無限可能,加深了檔案管理的難度。以民國 98 年為例,案件管理的業務量達 23,027 件,平均每月需處理 1,918 件,若沒有做好詳細的記錄,想查詢其流向簡直是大海撈針。

  「我想,電子化是一定要做的。我的電腦程度只有基礎水平,我想去補習一下,應該會對工作有幫助。」林鳳琴這麼打算時,意外地發現,分局裡有一群電腦很強的「小紅帽」,她高興極了,直覺這是上天派來幫她忙的貴人。

她找上小紅帽,革新之路出現曙光

  小紅帽資訊社並非新竹分局的編制單位,而是一群有電腦專長的年輕同仁,常相互討論資訊新知所形成的社團。之所以叫做小紅帽,是因為資深同仁裡,有園藝、土壤、植病、昆蟲、森林等各種專業,大家開玩笑說,命運讓他們就像小紅帽一起闖入檢疫的大叢林。

  小紅帽資訊社的社長紀泓堯,本身也是植物檢疫課的技正。檢疫人員在機場輪班工作之下,過著日夜顛倒的生活。隨著科學技術的進步,檢疫要求越來越仔細,相對地,同仁的工作量增加,但業者和民眾因不瞭解檢疫的必要性,反而經常抱怨「你們越來越囉唆」。有時新進同仁覺得氣餒,他會告訴大家報關業者的生態,「當我們瞭解對方的壓力,就會對那些抱怨釋懷些,但別忘了要把該做的徹底做好。」

  紀泓堯和小紅帽資訊社的夥伴,曾以 EXCEL 試算軟體,把繁雜的檢疫規定,製作成「便捷輸入植物檢疫條件檢索查詢系統」,讓同仁便利查詢,大大提升了效能,曾獲得行政院「各機關建立參與及建議制度」電腦資訊類的優等獎。林鳳琴聽到這個消息,很快找上紀泓堯,把自己工作時遇到的問題、想法和需求提出,請教對方使用電腦解決的可行性。

  「她把問題拋出來,非常誠懇,我被她認真的態度感動到。雖然我學的是森林而不是資訊,但我一直覺得,科技就是用來幫助人解決問題的,如果這剛好是我可以貢獻的,我很樂意陪夥伴一起解決難題。」紀泓堯認真地慢慢說著。

一個好心好念,方便了同仁,也幫助了自己

  既然要做,就希望在能力範圍內,做到最符合大家需求的程度,這是鳳琴、泓堯兩人的共同想法。林鳳琴負責去和不同課室的同仁溝通,這期間,有人說這是好事,樂觀其成,也有人覺得工程浩大,勸她乾脆算了,不要那麼累。

  「可是我不覺得累啊!」出身農家子弟的林鳳琴,有著務農人的實在、肯做,很感動於她遇過的每位長官都好認真。「長官們都不累了,我這小螺絲釘喊什麼累?何況我以當公務員為榮,盡力做是我的本分。」

  同仁們互相討論、提出想法交流,那是個很美好的感覺,這份感覺支持著他們跨越重重障礙,「檢疫案件電子化建檔及查詢系統」終於誕生,雖然紀泓堯一直謙稱「方法其實很簡單,沒什麼值得誇耀的」,但這個系統的確讓機關更活絡,而且用過的人都稱讚。

  如今,林鳳琴和夥伴每天下班前,只要花個十幾分鐘,就能把當天的案件動態登錄進系統資料庫,並上傳到檔案網路交換區進行更新;同仁在找案件時,只要上網查看這系統,立刻就能知道案件的進度和所在位置,以前翻閱筆記查詢、漫長的等候時間都省下了。

  一個好心好念,便利了同仁,也幫助了自己。林鳳琴和紀泓堯這組團隊,用他們的故事告訴大家,不要妄自菲薄,更別被「不可能」的念頭擊敗,只要有心,就能化「不可能」為「可能」。

憑著對工作內容的熟悉,將創意化成行動,實際具體的革新工作效率與服務品質。

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研發檢索系統,將數以萬計的檔案流向電子化後,案件查詢快速便利。 研發檢索系統,將數以萬計的檔案流向電子化後,案件查詢快速便利。 研發檢索系統,將數以萬計的檔案流向電子化後,案件查詢快速便利。

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順暢的申報發證服務,源自投入工作的熱情。

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