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101年4月(第238期)

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農企業資源規劃共用系統設計應用成果


資訊中心 陳美月

壹 . 前言

  以企業資源規劃( Enterprise Resource Planning, ERP )為基礎的企業運作電子化系統,是以會計為導向,以滿足客戶的需求為重點,能協助企業資源作最佳化規劃和分配的資訊系統,但 ERP 資訊系統不盡然符合所有企業之組織和作業精簡需求,尤其是中小型企業,且引進之建置成本常非中小型企業所能負擔。

  ERP 資訊系統是否適用於農業事業經營個體(以下簡稱農企業)?又如何應用?政府是否適合發展牽涉企業經營策略及業務機密之 ERP 共用資訊系統,並以類似雲端化服務設計,服務農企業者,值得探討。

貳 . 我國農企業業務電子化現況說明

  我國農企業規模以中小型居多,資訊系統的建置和啟用後之維運成本,往往不是一般農企業者可以負擔,故目前只有少數能自行客製系統,實現資訊化管理,絕大多數停留於利用市售套裝軟體,如財會和進銷存等系統,進行部分業務電子化作業。市售軟體儘管發展成熟,但不全然適用於業務流程複雜又特殊的農業產業,且過於僵化的功能,也無法支援農企業大部分需求,許多作業仍需人工處理。

  套裝軟體比自行設計來得省錢、省力,但是針對農業所設計的套裝軟體非常少,如此不敷使用,卻又沒有幾家農企業者拿得出錢訂做,所以只好部分程序勉強牽就不合用的軟體,部分程序仍維持人工作業,難有改善。

參 . 農業 ERP 共用資訊系統之設計理念

  每一個企業都有獨特的作業方式,對資訊需求也不同,所以 ERP 系統需要客製,農企業也一樣。但由於農業和其他產業的業務流程不同,農業經常使用的專有名詞,外行人不瞭解,資訊廠商多數無農業背景,不知道農業這麼複雜,農企業者無法以 e 化的概念來表達需求,因此在溝通上頗有「雞同鴨講」的困擾;對農企業者而言,要放下手邊工作參與需求討論,與資訊廠商耗時溝通需求和工作流程,讓軟體開發過程艱難、痛苦。

  這種複雜高投資的資訊系統,多數農企業者無法負擔,政府經費和人力資源有限,也難以一一補助各自發展,而由政府出資,協助整體規劃開發,彌補人力和財力不足的農企業者似乎可行,「農業生產組織經營管理系統」係在這理念下完成的共用資訊系統,系統內涵依農業企業經營內涵所設計,可說是農業的 ERP 系統,但要設計出一套適合農業使用之 ERP 系統,且能套用到不同產銷型態、不同組織規模、不同組織架構和分工、不同業務流程、不同資訊需求、不同管理制度的農企業,系統需具高度彈性,需可滿足多數農企業的資訊需求,需能保有個別農企業之業務機密,這才是這套系統開發最難的挑戰。

肆 . 共用資訊系統開發面臨的挑戰

  不同農企業有不同業務流程和資訊需求,為開發共用性強的資訊系統,從需求調查和評估、系統設計、程式撰寫、測試、導入維護等各階段,除不同農企業業務和資訊需求整合性的問題不斷浮現,需農友支援活動不斷延遲外,為讓系統發揮應用效能極大化,資訊系統設計除基本功能目標需達成外,仍有諸多問題需納入系統設計考量,以下列舉 10 項造成程式設計困難之因素:

一 . ERP 系統含企業大量敏感性資料,宜建置於企業內部或私有雲,但我國農企業以中小型居多,僅少部分有能力負擔執行 ERP 系統所需的軟硬體成本,建置於企業內部,無力負擔者,祈望政府能提供資訊服務平台。故系統設計需能另外提供眾多農企業者同時在一個資訊平台上進行資料存取與系統操作,且確保企業資料不外洩。

二 . 為方便不同農企業者根據不同情況調整利用系統,系統功能需可自行選用,未選用之功能自動隱藏,以簡化系統複雜性;日常業務單據需可依據其作業需求,彈性設定輸入欄位 , 只留必要實用的欄位輸入;報表列印項目,可依需要調整設定;單據表列之筆數需可自由調整。

三 . 農企業組織架構規模差異性大,導致系統作業需求不同,如:

(一)是否分多個作業場區,客戶或廠商相關交易條件是否依據各作業場區而有所不同。

(二)是否分多個倉庫管理,倉庫是否為某個作業場區專用。

(三)系統使用者權限,需能自訂群組,依據不同農企業規模,可依使用者作業場區和職務不同,授予不同作業權限,權限控管精細度需能由農企業者自行決定,不同農企業不同使用者所見系統界面不同。

(四)是否需代理人機制,並於代理期間系統自動授權,可執行被代理人系統權限。

(五)功能模組是否需單據線上簽核機制,有簽核機制者,單據未經有管理權人之簽核,無法生效。

四 . 不同農企業之產品分類層數、種類、包裝(銷售)規格不同,需能自訂;不同農企業的產品資訊不同,且需能對應到其產品國際條碼、不同客戶之店內碼和不同供應商之商品條碼,且輸入任一資訊代碼都能帶出同一商品。

五 . 不同農企業之常用業務單據和公文文號編碼格式不同,需能自訂或採用電腦自動編碼;由電腦自動編碼之格式和其流水號之累計方式需能自訂。

六 . 不同農企業者對進銷貨作業數字之小數點位數要求不同,除需能自行控制小數位數並四捨五入或無條件捨去外,尚需能依不同進銷貨對象、不同業務單據或不同數值資料設定不同小數位數使用條件。

七 . 農企業所採用之重量單位與包裝規格多元,有公制單位和台制單位,彼此間的換算有十進位法和十六進位法,不同重量單位需能換算成基本重量單位。

八 . 不同農企業對不同(或特定)進銷貨對象之進銷貨款項,有不同折扣(或加、扣款)內容、條件或金額,需能自行定義。

九 . 不同農企業,其人事薪資制度複雜度不同,需能自行調整,自由排定班表,自行定義月薪、日薪、時薪和計件的薪資、獎金和加班費之計算方式,以及上下班、加班、月休假或年休假之計算方式,且需能因人而異。

十 . 不同農企業因銷售之農產品商品不同,故需能視個別狀況,自訂適合之會計科目認列方式。

伍 . 共用資訊系統開發及應用推廣成果

  「農業生產組織經營管理系統」主要整合我國多家(蔬果類)農業企業之經營內涵所設計,資料只要一次輸入,同時使生產作業、進銷存、人事薪資、財務會計、冷藏庫租賃和農民組織等六大管理機能相互串連,相互勾稽,系統可整合運作,亦可獨立作業,農企業者可取所需之模組(或功能)引進使用。

  至 100 年底,參加各大管理模組使用訓練之農企業,生產作業管理模組達 13 家 52 人次、進銷存管理模組達 39 家 109 人次、人事薪資管理模組達 10 家 12 人次、財務會計管理模組達 15 家 16 人次、冷藏庫租賃管理模組達 6 家 8 人次、農民組織管理模組達 19 家 27 人次;各管理模組均有農企業者引進,但首先引進之模組以進銷存和生產作業管理居多;應用系統之農企業組織規模從 2 人至 200 餘人、系統作業人數從 1 人至 40 餘人;應用系統的農企業含從事蔬菜、水果、花卉、稻米和雜糧等產業之產銷;系統可處理直銷、共選共計共銷和共同運銷等不同運銷方式農企業之運銷費用和貨款計算;系統可支援多種不同宅配伙伴之宅配單格式列印。

陸 . 結語

  目前「農業生產組織經營管理系統」功能設計已大致完成,為提高系統適用性和穩定度,系統仍需持續與農企業者實際使用意見回饋磨合。但為讓系統有足夠彈性為多數農企業依其企業運作特性,調整系統使用環境、設定參數及相關功能以符合其農企業特質,卻造成系統龐大複雜,連帶提高系統使用進入門檻,為讓目前和未來有意使用系統之農企業者瞭解系統功能,熟悉系統操作,如果能再投入輔導資源,辦理系統使用訓練,提供電話諮詢服務,並透過專家進行更深入輔導,必要時到場協助導入工作或對其員工集體訓練,將可降低導入失敗率,縮短導入時程,加速系統應用效益呈現。

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