水保局 葉偉任 ． 吳玉華 ． 宋文彬 ． 吳菁菁

壹 . 前言

　　現代科技進步資訊發達，經濟及社會環境急遽變遷，民眾對政府服務品質之期望日益升高，政府部門新生事務亦逐日增加，為使事務處理更細膩及準確，因此引進科技方法及善用民間資源與活力觀念以改善工作品質 、簡化亦有待與時俱進 ；本局訂定「行政院農業委員會水土保持局委託服務作業程序」，規範本局及所屬分局委託服務案件辦理流程，九十六年起將相關作業流程予以電腦化管理，更為強化與明確本局及所屬分局委辦計畫提報及審查流程，於九十九年訂定「行政院農業委員會水土保持局委辦計畫研提及審查原則」， 以期達到簡便、迅速、滿意之服務，從而造就一個精簡且有效能之現代化政府機關。

貳 . 開發執行與擴充發展

　　96 年因應作業需求，將本局所有委辦計畫作業流程予以電腦化管理，透過系統自動產製提報、審查、執行、結案等階段文件，提供主管單位即時掌握計畫執行進度，管理單位可透過本系統統一管理各項招標文件範本及計畫執行各階段文件資料。此外，為配合各單位後續使用之需求，亦新增及強化系統有關功能，並以一站式管理概念整合委辦計畫業務相關資訊，包含計畫提報作業、報告書資料庫管理、筆硯公文製作系統、 mail 及簡訊提醒機制等，以協助計畫人員順利辦理各項委辦計畫進而達到提升行政作業效率之效益。

委辦計畫管理系統執行發展歷程如下：

96 年『委辦計畫流程 E 化』

•  局內委辦計畫流程 E 化 － 建置委辦計畫管理系統
•  文件產製自動化 － 招標前置階段至簽約階段自動產製文件

97 年『委辦系統橫向整合及分局推廣』

•  委辦計畫管理系統推廣至各分局
•  新增廠商填報管理系統
•  整合電子圖書中心、 OA 辦公室自動化 系統

98 年『委辦作業縱向延伸』

•  新增計畫提報作業系統
•  委辦計畫管理系統範疇提升及功能擴充
•  新增專家資料庫查詢模組
•  補登及轉入歷年 （ 90~96 ） 委辦計畫資料
•  建立委辦計畫標準作業程序

99 年『委辦系統維運及上線輔導』

•  計畫提報作業系統擴充及維運
•  委辦計畫管理系統擴充及維運
•  整合簡訊通報及提醒機制
•  文件範本版控機制及強化管理
•  系統上線及駐點輔導

100 年『委辦計畫績效分析及應用』

•  績效管理分析模組建置
•  提報及委辦系統維運作業
•  系統上線輔導及資訊處理服務

101~102 年 從 E 化延伸至行動化（ M 化）

　　委辦計畫審查行動化平台建置、隨著科技、技術快速發展，溫室氣體所造成全球暖化與氣候變遷的效應已日趨明顯，各先進國家更加重視環境保護議題。是故，為響應全球化節能減碳之議題，各政府機關亦積極規劃「節能減碳」之具體行動，行政院研考會於民國 86 年開始推動「電子化政府計畫」，透過四階段之具體措施減少民眾因交通往返及紙張運用所產生之碳排放量，行政院更予 101 年訂定「行政院會議無紙化作業注意事項」，因此本局著力推動先期提報作業及委辦計畫各階段 （ 期初、期中、期末 ） 審查會議作業內容，以無紙化審查之概念建置「委辦計畫審查行動化平台」，提供內、外委員透過行動設備進行電子化審查作業，以期減少紙張耗費、達到節能減碳之效益。

參 . 成果分析

　　委辦計畫管理系統功能，已達到下列效益：

一 . 計畫提報作業至委辦作業流程 E 化

　　以本局先期提報作業及委辦計畫控管原則為基礎，建置計畫提報、審查及審查結果登錄作業；另輔助承辦同仁由招標前置、招標文件、資格審查、評選作業、議價、簽約及後續履約管理至驗收等階段予以電腦化管理，紀錄辦理歷程及掌握行政作業時程。

二 . 系統產製招標作業文件

　　由委辦計畫先期作業提報至委辦計畫招標文件、資格審查、評選作業、議價、簽約及後續履約管理至驗收作業等各階段，均依照政府採購法主管機關公告之相關內容更新系統中之範本，以避免招標及履約文件之瑕疵。

三 . 一站式之整合作業

　　為提高工作效率進而提升組織競爭力，以一站式服務之精神整合局內相關重要業務系統（如：辦公室自動化系統、公文系統）等，使同仁不須進入不同作業系統登錄相同之資料，亦避免造成系統間資料不一致之虞。

四 . 委辦計畫績效分析作業

　　施政績效評估方面依據委辦計畫管理系統之歷年計畫資料、經費（核定之計畫預算經費、底價、決標價及履約實際支付金額）及委辦計畫執行資料等面向設計績效管理分析模組，以提供企劃人員及決策長官參考依據。

五 . 以內部服務精神提升使用者工作效能

　　系統各類範本依據政府採購法主管機關公告內容適時修正，不論承辦、採購單位等人員透過系統製作採購招標文件或審查，可減少相關作業疏失或造成履約爭議，另介面設計 友善度良好 亦 符合使用者操作習慣與視覺傳達。

六 . 有效內部控制

　　委辦計畫管理系統 設定 各採購階段作業執行期限，係考量各階段需有合理及標準之作業執行期間， 以建立內部控制機制，敦促承辦同仁於一定期限內，完成該階段作業執行。

肆 . 結語

　　現代化政府的特質之一是「服務的行政」， 未來電子化規劃，更將致力形塑節能減碳環境，以落實行政院所宣示政府施政將以節能減碳為主軸，本局委辦計畫審查作業將朝向無紙化電子作業流程，同時整合現行之計畫提報管理系統及委辦計畫管理系統作業藉此減少紙張使用、節省經費開銷，達到節能減碳及業務執行效率與效能之目標。

委辦計畫管理系統首頁

計畫執行進度明細表

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